Персональные данные клиентов: что должен сделать руководитель агентства недвижимости

Агентство недвижимости каждый день собирает паспортные данные, телефоны, сведения о семье и доходах клиентов. С точки зрения закона агентство в этот момент становится оператором персональных данных — и получает набор обязанностей, о которых руководители вспоминают, когда приходит проверка или жалоба клиента. Ниже — короткий список того, что должен знать руководитель агентства и каждый риэлтор.

Агентство — это оператор персональных данных

Оператором закон называет организацию или лицо, которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных (Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», статья 3). Обработка — это любое действие: сбор, запись, хранение, уточнение, передача, удаление. Если в агентстве есть анкета клиента, таблица с заявками или карточка в CRM, обработка уже идёт.

Что обязан сделать руководитель

• Получить согласие там, где оно нужно. По статье 9 закона согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Молчаливое «клиент сам прислал данные» не заменяет согласия, если нет другого законного основания обработки (статья 6).
• Опубликовать политику в отношении обработки данных. Статья 18.1 требует, чтобы оператор, собирающий данные через сайт, разместил там документ с политикой и сведениями о требованиях к защите данных.
• Назначить ответственного. Организация-оператор по статье 22.1 назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. В небольшом агентстве это может быть руководитель или администратор.
• Проверить, нужно ли уведомление Роскомнадзора. Статья 22 обязывает оператора уведомить уполномоченный орган до начала обработки, но часть 2 этой же статьи перечисляет исключения — например, данные, которые получены в связи с заключением договора с субъектом и используются только для его исполнения. Сверяйте свою ситуацию с текстом статьи, а не с чужим пересказом.
• Хранить данные граждан РФ в базах на территории России. Это требование части 5 статьи 18. Зарубежные сервисы для хранения анкет клиентов стоит проверять именно с этой стороны.
• Принять меры безопасности. Статья 19 требует правовых, организационных и технических мер: разграничение доступа, учёт носителей, защита от несанкционированного доступа.

Типичные ошибки в агентствах

• Данные клиентов в личных мессенджерах и таблицах риэлторов. После ухода сотрудника копия остаётся у него. Решение — единое хранилище с разграничением прав и журналом доступа.
• Одна анкета «на всё». Согласие на обработку для сделки не равно согласию на рекламную рассылку. Цели обработки нужно разделять (статья 5 — цели должны быть заранее определены и законны).
• Данные хранятся «на всякий случай». Статья 5 требует не хранить их дольше, чем нужно для заявленной цели; по достижении цели данные уничтожают в порядке статьи 21.
• Передача данных третьим лицам без основания. Банку, застройщику, юристу данные передают, если есть согласие или иное основание по статье 6, а круг получателей указан в согласии.

Чек-лист на один рабочий день

1. Перечислите, где в агентстве лежат данные клиентов: CRM, почта, таблицы, мессенджеры, бумажные папки.
2. Для каждого места определите цель, срок хранения и круг сотрудников с доступом.
3. Проверьте шаблон согласия и размещённую на сайте политику.
4. Назначьте ответственного приказом и ознакомьте с ним сотрудников под подпись.
5. Закройте доступ уволенным сотрудникам и отключите лишние выгрузки.

Где удобнее хранить данные клиентов

Проще всего держать клиентов, заявки и переписку в одной CRM с ролями и историей действий, а не в разрозненных файлах. В CRM для агентства недвижимости руководитель видит, кто и когда работал с карточкой клиента, и может ограничить доступ по должностям. Этот материал — общая информация, а не юридическая консультация: для сложных случаев обратитесь к юристу.

Попробовать SmartAgent для агентства