Как контролировать работу риэлторов в агентстве недвижимости

Пока в агентстве два-три риэлтора, руководитель и так знает, кто чем занят: сделки на виду, звонки слышны из соседнего кабинета. Как только команда растёт до 5-10 и больше агентов, контроль работы риэлторов в агентстве недвижимости превращается в отдельную задачу. Руководитель перестаёт видеть, сколько объектов реально в работе у каждого сотрудника, кто активен, а кто просто числится, и куда уходят лиды, если агент увольняется или уходит в отпуск. Разбираемся, как выстроить контроль без микроменеджмента — через роли, права доступа и статистику, которые уже есть в CRM SmartAgent.

Кто есть кто в команде агентства

В SmartAgent у сотрудников компании три уровня ролей, и от них зависит, что человек видит и что может делать:

• Управляющий — создатель компании. Видит объекты и заявки всех сотрудников, может их переназначать, настраивает баланс, тарифы и интеграции агентства.
• Администратор — назначается управляющим, имеет расширенные права и может управлять своими агентами, но не может удалить компанию.
• Агент-сотрудник — работает со своими объектами и лидами, но не видит настройки компании, баланс и интеграции.

Эта иерархия — не формальность для галочки. Она определяет, кто может добавить нового человека в команду, кто видит чужие сделки и кто отвечает, если лид «завис» без движения. Прежде чем настраивать контроль, стоит понять, где заканчивается зона ответственности каждого — это ускорит и найм нового риэлтора в агентство: сразу понятно, какую роль ему назначить.

Статистика по каждому сотруднику — без звонков «как дела»

В разделе «Мои сотрудники» руководитель видит сводку по всей команде и карточку по каждому агенту отдельно. По каждому сотруднику CRM показывает:

• количество объектов: размещено, в черновиках, успешные и неуспешные сделки, прочее;
• то же самое по клиентам — сколько заявок в работе и чем они закончились;
• статистику открытий контактов по аренде и продаже — за день, 3 дня, неделю, месяц, квартал и год;
• статус активности — онлайн сейчас или когда агент последний раз заходил в систему, с точным временем.

Это переводит разговор с сотрудником из плоскости «мне кажется, ты мало работаешь» в плоскость конкретных цифр: сколько объектов взято в работу, сколько клиентов доведено до сделки, сколько дней агент не заходил в CRM. На видео ниже показано, как выглядит список сотрудников и карточка конкретного агента с этой статистикой.

Права доступа: что именно разрешено конкретному агенту

Контроль — это не только «посмотреть цифры», но и заранее ограничить, что сотрудник может делать. При добавлении или редактировании агента в SmartAgent настраиваются:

• работа с объявлениями — можно ли создавать объекты и брать чужие в работу;
• публикация на порталы — разрешена ли сотруднику выгрузка объявлений на внешние площадки через XML-фид;
• доступ к контактам базы собственников — какие данные видит агент при поиске объектов;
• отображаемый телефон в объявлениях — свой номер, номер агентства или оба сразу (публикуется и в XML-фиде);
• лимиты открытий в день — сколько раз агент может открыть контакты собственника или клиента из общей базы, отдельными ползунками по базе собственников и базе клиентов.

Администратор при этом получает дополнительные права: может ли он сам создавать, редактировать и удалять сотрудников (запрещено / только своих / всех кроме управляющего), и кому вправе назначать ответственных. Так руководитель делегирует часть контроля администраторам, не теряя управления в целом.

Куда уходят лиды: общая база или иерархия

Отдельная настройка в разделе «Моё агентство» — схема отображения лидов:

• «По иерархии» — управляющий видит все лиды агентства, администратор — свои и лиды своих агентов, агент — только свои;
• «Общие для всех в агентстве» — все сотрудники видят все лиды компании.

Первый вариант удобен, когда агенты закреплены за конкретными объектами и клиентами и важно разграничить ответственность. Второй — когда команда небольшая и работает по принципу «кто первый взял заявку в работу, тот её ведёт». От выбранной схемы напрямую зависит, как быстро руководитель узнает о забытом лиде: при иерархии он это видит сразу, при общей базе — только если сам зайдёт и проверит очередь.

Что происходит, если агент уходит

Увольнение риэлтора — момент, где без настроенного контроля агентство теряет объекты и клиентов вместе с сотрудником. В SmartAgent при удалении сотрудника все его объекты и заявки автоматически переходят к руководителю — не пропадают и не остаются «повисшими» на заблокированном аккаунте. Заблокировать вход можно и без удаления — например, на время отпуска или проверки, статус сотрудника при этом просто меняется на «Заблокирован», а вся его история сохраняется. Подробнее о том, как не терять базу при уходе агента, — в статье про клиентскую базу агентства при увольнении риэлтора.

Контроль — это система, а не разовая проверка

Собранные вместе, роли, статистика по сотрудникам, права доступа и схема лидов дают руководителю полную картину без ручных отчётов и звонков «отправь скрин». Это часть более широкой автоматизации агентства недвижимости: чем меньше контроля держится на личных договорённостях и памяти руководителя, тем проще агентству расти с 3 агентов до 15 без потери управляемости. Сама выдача прав и просмотр статистики работают внутри той же CRM для агентства недвижимости, где ведутся объекты и база собственников — не нужно сверять данные между разными сервисами.

Часто задаваемые вопросы

Видит ли рядовой агент статистику других сотрудников?

Нет. Полную статистику по всем сотрудникам видят управляющий и администраторы (в рамках своих агентов). Агент видит только свои объекты, заявки и задачи.

Можно ли ограничить агенту доступ к телефонам собственников?

Да, доступ к контактам базы собственников настраивается отдельно для каждого сотрудника при редактировании его карточки в разделе «Мои сотрудники».

Что будет с объектами, если заблокировать сотрудника, а не удалять его?

При блокировке вход в систему запрещается, но объекты и заявки остаются за сотрудником — они не переходят руководителю автоматически, как при полном удалении из компании.

Нужно ли для контроля сотрудников оплачивать отдельный тариф?

Управление сотрудниками доступно на тарифах для компаний — актуальный набор функций и стоимость по числу сотрудников смотрите на странице тарифов SmartAgent.