Как почистить базу собственников и провести актуализацию базы клиентов

Как почистить базу собственников — вопрос, который рано или поздно встаёт перед каждым риэлтором. База накапливает неактуальные контакты: объект продан, собственник сменил номер, квартира снята с продажи. Звонки по таким контактам — потеря времени и нервов. Актуализация базы клиентов превращает мёртвый список в рабочий инструмент и даже позволяет заработать. Разберём пошагово, как навести порядок в контактах.

Зачем чистить базу собственников

Неактуальная база — это не просто неудобство. Это прямые потери:

• Пустые звонки — вы тратите 2-3 часа в день на номера, которые не работают или принадлежат людям, давно продавшим объект.
• Снижение мотивации — 10 безрезультатных звонков подряд выматывают даже опытного агента.
• Испорченная репутация — если вы предлагаете клиенту объект, который продан полгода назад, доверие падает.
• Неточная аналитика — руководитель агентства видит в CRM 5000 контактов, а рабочих из них — 500.

Регулярная актуализация базы клиентов экономит время и повышает конверсию звонков в сделки.

Как SmartAgent проверяет актуальность объектов

SmartAgent постоянно мониторит все объекты недвижимости на 100+ площадках: Авито, ЦИАН, ДомКлик, Яндекс.Недвижимость и других. Система автоматически отслеживает статус каждого объявления:

• Объект активен — объявление опубликовано на площадках, собственник актуален.
• Объект снят — объявление удалено со всех площадок. Вероятно, продан или сдан.
• Объект обновлён — изменилась цена, описание или фото. Собственник активен.
• Объект в архиве — давно не обновлялся, скорее всего неактуален.

Эти данные обновляются каждые 15 минут, поэтому в базе собственников SmartAgent вы всегда работаете с актуальной информацией.

Пошаговый алгоритм чистки базы

Если у вас накопилась собственная база контактов (в CRM, Excel или телефоне), вот алгоритм актуализации:

1. Сегментируйте базу — разделите на группы: аренда, продажа, коммерция, по давности последнего контакта.
2. Проверьте статус объектов — используйте SmartAgent для проверки, активен ли объект на площадках. Если снят — пометьте контакт как неактуальный.
3. Обзвоните сомнительные контакты — если объект снят, но собственник может выйти на рынок снова, позвоните и уточните планы.
4. Удалите мёртвые номера — номера, которые не существуют или принадлежат другим людям.
5. Перенесите рабочие контакты в CRM — если вы ещё храните базу в Excel, перенесите актуальные контакты в CRM.

Как заработать на чистке базы

SmartAgent предлагает уникальную возможность: вы можете не только почистить базу, но и заработать на этом. Если вы обнаружили неактуальный контакт в базе SmartAgent — сообщите об этом через кнопку «Пожаловаться» в карточке объекта.

• При просмотре контакта нажмите флажок «Пожаловаться» вверху карточки.
• Укажите причину: объект продан, номер не работает, информация неактуальна.
• После проверки операторами вы получаете 10 рублей на баланс за каждый подтверждённый неактуальный контакт.

Это мотивирует агентов поддерживать базу в актуальном состоянии. Чем чище база — тем эффективнее работа для всех пользователей.

Как предотвратить засорение базы

Лучше предотвратить проблему, чем решать её. Несколько правил для поддержания чистоты контактов:

• Фиксируйте результат каждого звонка — в CRM создавайте заметку: «продано», «снято», «перезвонить через месяц». Это занимает 10 секунд, но экономит часы в будущем.
• Используйте задачи — если собственник сказал «перезвоните весной», поставьте задачу на март. CRM напомнит автоматически.
• Включите Турбо-мониторинг — получайте уведомления только о новых объектах, не копируйте старые номера.
• Работайте с фильтрами — фильтр собственников отсекает посредников на этапе поиска.

Чистка базы для руководителя агентства

Если вы управляете агентством, актуализация базы клиентов — задача масштабнее. Нужно проверять не только свои контакты, но и базы всех агентов:

• Выгрузите статистику — посмотрите, сколько контактов у каждого агента и какой процент из них активен.
• Установите регламент — раз в месяц каждый агент проверяет свои контакты и обновляет статусы.
• Мотивируйте — агенты с чистой базой тратят меньше времени на пустые звонки и закрывают больше сделок.
• Централизуйте CRM — при увольнении агента его контакты остаются в системе, а не уходят с ним. Подробнее о тарифах для агентств — на странице тарифы и цены.

Часто задаваемые вопросы

Как часто нужно чистить базу?

Для активного риэлтора — раз в месяц. Для агентства — раз в квартал полная ревизия плюс ежемесячная проверка статусов объектов.

Что делать с неактуальными контактами — удалять или хранить?

Не удаляйте. Переносите в архив. Собственник, который продал квартиру сегодня, может через год выставить другую. Сохраните контакт и поставьте напоминание.

Сколько можно заработать на сообщениях о неактуальных объектах?

10 рублей за каждый подтверждённый неактуальный контакт. При активной работе с базой это ощутимая компенсация за время.