Управление командой, аналитика и отчётность для риэлторов: повысьте эффективность с SmartAgent

Понедельник, 9 утра. Управляющий агентством открывает чат и спрашивает: «Кто сколько звонил вчера? На каком этапе сделка по Ленинскому?» Ответ собирается по кусочкам — у одного агента в блокноте, у другого в голове, у третьего вообще никак. Пока идёт планёрка, теряется час рабочего времени всей команды, а заявки клиентов тем временем остывают без ответа.

Проблема не в людях, а в том, что руководитель не видит команду в моменте: сколько звонков сделано, на каком этапе каждая сделка, где именно застрял лид. В SmartAgent это решено на уровне продукта — управляющий видит всю работу агентства на одном экране, без сбора отчётов вручную.

Роли и доступы: кто что видит и может

В SmartAgent три уровня доступа внутри агентства:

• Управляющий — создатель компании. Видит объекты и лидов всех сотрудников, управляет балансом и тарифом, настраивает интеграции с Avito, ЦИАН и другими площадками, добавляет и приостанавливает доступ администраторам и агентам.
• Администратор — назначается управляющим, имеет схожие права на управление командой, но не может удалить компанию.
• Агент-сотрудник — рядовой сотрудник. Работает со своими объектами и лидами, но не видит баланс, тарифы и настройки компании — это защищает бизнес-данные агентства.

Доступ выдаётся точечно: работа с объявлениями, публикация на порталы, доступ к базе собственников — каждая возможность включается отдельным переключателем в разделе «Мои сотрудники». Если сотрудник увольняется или уходит в отпуск, вход можно приостановить одним тумблером, не удаляя его карточку и историю работы — вся статистика по его сделкам останется в системе.

На доске объявлений и лидов у управляющего и администратора появляется фильтр «Ответственный» — можно выбрать любого сотрудника и посмотреть его объекты, заявки и лидов отдельно от общего потока.

Воронка сделок: где стоит каждый клиент

Раздел «Мои лиды» показывает всех клиентов агентства на канбан-доске: колонки — это этапы воронки продаж («Новый лид», «Показ», «Аванс», «Сделка» и любые другие, которые вы настроите), карточки — конкретные сделки. Управляющий переключает фильтр по сотруднику и сразу видит, у кого сколько клиентов застряло на каждом этапе, а у кого воронка пустая.

Карточку лида можно перетащить в соседнюю колонку — это моментально фиксирует переход клиента на следующий этап, без отдельного звонка «как дела у клиента». Если у сделки есть незакрытая задача, этап подсвечивается красным и мигает — руководителю не нужно открывать каждую карточку, чтобы понять, где нужно вмешаться. У агентства может быть несколько воронок одновременно — например, отдельно для продажи и для аренды.

Задачи и просрочки: дисциплина команды на виду

Каждая сделка обрастает задачами: перезвонить, назначить показ, подготовить документы. У задачи есть исполнитель, срок и статус — «в ожидании», «на сегодня», «просрочена», «выполнена». Просроченные задачи подсвечиваются красным и суммируются в счётчике на доске, так что руководителю не нужно спрашивать у каждого агента, что он забыл сделать — просрочка видна сразу.

Календарь задач показывает загрузку команды на месяц вперёд: сколько встреч и звонков запланировано у каждого сотрудника, где перегруз, а где пусто. Есть фильтр по сотруднику и по статусу задач, поэтому управляющий может за минуту проверить конкретного агента, не листая его сделки одну за другой.

Аналитика по сотруднику: звонки, конверсия, нагрузка

В разделе «Мои сотрудники» у каждого агента и администратора — своя карточка с цифрами: сколько объектов размещено и сколько в черновиках, сколько клиентов и заявок в работе, динамика по дням, неделям и месяцам, соотношение «успех / нет / другое» по обращениям. Это позволяет увидеть за секунды, кто из команды реально загружен работой, а у кого пустая воронка и требуется разговор.

Отдельно SmartAgent показывает геолокацию сотрудников на карте — где агент находится в течение рабочего дня (это внутренний контроль работы сотрудников агентства, а не слежка за клиентами). По клику на маркер сотрудника открывается журнал его звонков: кому и когда звонил, сколько длился разговор. Вместе с воронкой и задачами это даёт руководителю полную картину эффективности каждого агента — без звонков «отчитайся, что делал». Если по звонкам видно, что агент теряет клиентов на первом же разговоре, поможет разбор техник в гайде по холодным звонкам риэлтора.

Что это даёт агентству на практике

Раньше на сбор статуса по команде уходила отдельная планёрка — звонки, переспрашивание, сверка блокнотов. Теперь управляющий открывает доску лидов и раздел «Мои сотрудники» и за несколько минут видит: кто перегружен, у кого просрочки, где лид завис без движения, какая конверсия у каждого агента за месяц. Проблема становится видна раньше, чем клиент успевает уйти к конкуренту, а планёрки превращаются в разговор по существу, а не в сбор фактов.

Подробнее о том, как устроена CRM для агентства недвижимости в SmartAgent — в отдельном материале.

Часто задаваемые вопросы

Видит ли агент статистику других сотрудников?

Нет. Обычный агент видит только свои объекты, заявки и лидов. Полную картину по всей команде — с фильтром по сотруднику, воронкой и статистикой каждого агента — видят только управляющий и администраторы.

Можно ли ограничить доступ сотрудника без увольнения?

Да. В разделе «Мои сотрудники» доступ приостанавливается одним переключателем — карточка сотрудника, его сделки и история сохраняются, вход временно закрывается.

Как понять, что лид «завис» без внимания?

На канбан-доске и в карточке лида этап воронки подсвечивается красным и пульсирует, если по клиенту есть просроченная задача — это видно сразу, без ручной проверки каждой сделки.

Нужен ли отдельный тариф для управления командой?

Функции ролей, воронки, задач и статистики по сотрудникам доступны на тарифах для агентств. Актуальные условия — на странице тарифов SmartAgent.